Tạo và gửi hoá đơn là một nhiệm vụ thiết yếu nhưng rườm rà đối với hầu hết các dịch giả tự do và doanh nghiệp nhỏ. Thay vì tự tạo ra một hóa đơn bằng cách sử dụng mẫu, bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian bằng cách sử dụng các công cụ thích hợp. Trong bài này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo hóa đơn cho khách hàng sử dụng WordPress.
Mặc dù có một plugin WordPress cho hóa đơn, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng một giải pháp trực quan hơn được gọi là Freshbooks. Đây là lý do tại sao chúng ta sẽ chia sẻ hai phương pháp để tạo hóa đơn. FreshBooks và WP-Hoá đơn.
Phương pháp 1: Sử dụng Freshbooks
Công cụ kế toán dễ nhất và chuyên nghiệp nhất cho các dịch giả tự do và chuyên gia là Freshbooks. Đây là công cụ kế toán được thiết kế cho những người không phải kế toán, và nó hoàn hảo cho các chuyên gia WordPress.
Có một thử nghiệm miễn phí 30 ngày đối với bất kỳ tính năng trả tiền nào, và thậm chí họ còn có một kế hoạch miễn phí vĩnh viễn.
Đăng ký là vô cùng dễ dàng, và bạn thậm chí không cần phải nhập chi tiết thẻ tín dụng của bạn để dùng thử. Sau khi đăng ký, bạn sẽ đặt trên một bảng điều khiển đơn giản trông như sau:
Tạo hóa đơn đầu tiên của bạn trong Freshbooks
Tạo và gửi hoá đơn với FreshBooks rất dễ dàng. Chỉ cần nhấp vào nút Mới và chọn Hoá đơn từ trình đơn thả xuống.
Nếu bạn chưa thêm địa chỉ doanh nghiệp, thì FreshBook sẽ yêu cầu địa chỉ doanh nghiệp của bạn xuất hiện trên hóa đơn của bạn.
Thuật sỹ hóa đơn cũng sẽ hỏi bạn tính hóa đơn cho khách hàng của mình như thế nào? Bạn có thể chọn thời gian, các mặt hàng hoặc cả hai tùy thuộc vào những dịch vụ hoặc sản phẩm bạn cung cấp cho khách hàng của bạn.
Trên màn hình tiếp theo, bạn sẽ cần phải cung cấp thông tin khách hàng. Freshbooks sẽ lưu lại thông tin này, và bạn có thể sử dụng nó sau này bất cứ khi nào bạn cần phải gửi hoá đơn cho khách hàng đó.
Sau khi lưu chi tiết khách hàng của mình, bạn có thể cuộn xuống để nhập các tác vụ, hạng mục, tỷ lệ và số tiền đến hạn. Bạn có thể thêm nhiều dòng cho mỗi mục hoặc công việc cùng với ghi chú bổ sung, điều khoản và điều kiện.
Khi bạn đã hài lòng với hoá đơn, bạn có thể lưu nó dưới dạng bản nháp hoặc gửi ngay bằng email. Bạn cũng có thể gửi hoá đơn qua thư ốc.
Điều đó đơn giản, phải không?
Thêm phương thức thanh toán trong FreshBooks
Freshbooks cho phép bạn chấp nhận thanh toán trực tuyến từ khách hàng. Nó hỗ trợ PayPal và Stripe theo mặc định và bạn có thể kích hoạt các cổng thanh toán phổ biến khác. Nếu bạn cần thiết lập thanh toán, sau đó bạn cần nhấp vào Cài đặt trên trình đơn trên cùng và nhấp Chấp nhận thẻ tín dụng tab.
Kích hoạt phương thức thanh toán bạn muốn sử dụng và trả lời một số câu hỏi đơn giản cho chi tiết tài khoản của bạn. Đó là tất cả, khách hàng của bạn có thể thanh toán cho bạn trực tuyến khi họ nhận được hoá đơn từ bạn.
Theo dõi Thời gian và Chi phí với FreshBooks
FreshBooks cho phép bạn quản lý và theo dõi chi phí của bạn. Chỉ cần nhấp vào tab chi phí để bắt đầu.
Freshbooks có thể nhập các khoản chi phí của bạn từ hơn 13000 tổ chức tài chính. Bạn có thể dễ dàng kết nối nó với tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng. Bạn cũng có thể tự thêm chi phí, và tiết kiệm các khoản thu bằng cách chỉ đơn giản là chụp một bản chụp từ điện thoại của bạn.
Nếu bạn đang làm việc trên cơ sở hàng giờ, thì mỗi giây của công việc của bạn phải được thanh toán cho khách hàng. Freshbooks đi kèm với công cụ theo dõi thời gian tích hợp. Đơn giản chỉ cần nhấp vào tab Theo dõi Thời gian để bắt đầu.
Tất cả bạn cần làm là nhập chi tiết dự án và đăng nhập giờ của bạn. Bạn cũng có thể khởi chạy trình theo dõi thời gian bằng cách nhấp vào nút Start Timer.
Phương pháp 2: Sử dụng WordPress Plugin
Một cách khác để xử lý hoá đơn là sử dụng plugin WP-Invoice. Bằng cách này, trang web WordPress của bạn trở thành trung tâm của các hoá đơn và thanh toán của bạn.
Điều đầu tiên bạn cần làm là cài đặt và kích hoạt plugin WP-Invoice. Khi kích hoạt, plugin sẽ thêm một mục trình đơn ‘Hóa đơn’ mới trong quản trị viên WordPress của bạn. Bạn cần truy cập Hoá đơn »Cài đặt để cấu hình plugin.
Trước tiên, bạn cần phải nhập tên doanh nghiệp của mình như bạn muốn nó xuất hiện trên các hoá đơn. Tiếp theo, bạn cần phải chọn một trang để hiển thị hóa đơn. Chúng tôi khuyên bạn nên tạo trang WordPress mới có tiêu đề Hóa đơn và chọn trang đó ở đây. Trang này sẽ được sử dụng để hiển thị hóa đơn của bạn.
Khi bạn chọn phương thức thanh toán, bạn sẽ thấy một tab mới trong cài đặt để định cấu hình cổng thanh toán cụ thể đó. Mỗi cổng thanh toán có các cài đặt khác nhau mà bạn cần phải định cấu hình bằng cách đăng nhập vào tài khoản của bạn trên cổng đó và nhận các khóa API của bạn.
Sau khi định cấu hình cổng thanh toán, hãy nhấp vào Lưu Tất cả Cài đặt để lưu trữ các thay đổi của bạn.
Tạo một Hóa đơn mới
Để tạo và gửi hoá đơn mới cho khách hàng, chỉ cần đi đến Hóa đơn »Thêm Mới . Bạn sẽ được yêu cầu cung cấp địa chỉ email của khách hàng.
Sau khi nhập địa chỉ email, plugin sẽ tải màn hình Trình biên soạn Hóa đơn. Bạn sẽ nhận thấy các hộp meta khác nhau trên màn hình soạn thảo cùng với các hộp Tiêu đề và Biên tập Bài viết quen thuộc. Ngay bên dưới hộp soạn thảo bài đăng, bạn sẽ nhận thấy một chất trao đổi chất để thêm các mục bạn đang đưa vào trong hoá đơn này.
Đơn giản chỉ cần nhập vào một mục, số lượng và giá cả. Plugin sẽ tính toán tổng số tiền và sẽ hiển thị nó như là số dư. Bạn có thể nhấp vào liên kết mô tả bật tắt để thêm mô tả cho một mục trong danh sách. Bạn cũng có thể nhấp vào ‘ Thêm Giảm ‘ nút để khấu trừ số tiền chiết khấu dựa trên tỷ lệ phần trăm hoặc một số tiền cố định.
Dưới hộp mục hoá đơn, bạn sẽ thấy hộp cổng thanh toán. Điều này sẽ hiển thị thanh toán mặc định của bạn và tất cả các phương thức thanh toán bạn đã kích hoạt trên trang web của mình. Bạn có thể thay đổi các cài đặt này cho một hoá đơn nếu bạn muốn hoặc bạn có thể để lại nó để sử dụng các tùy chọn mặc định mà bạn đặt trong cài đặt plugin.
Trên tay phải của bạn, bạn sẽ thấy thông tin người dùng bị trao đổi chất. Nó sẽ hiển thị địa chỉ email của khách hàng. Bạn có thể điền vào phần còn lại của thông tin. Trong trường hợp bạn không có tất cả thông tin, bạn có thể để trống và khách hàng có thể điền vào khi thanh toán.
Trong báo cáo trao đổi chất xuất bản, có nhiều lựa chọn để xuất bản hóa đơn này dưới dạng báo giá, cho phép thanh toán một phần, hoặc biến nó thành một hóa đơn định kỳ. Nhấp vào Bật Advance sẽ cho phép bạn thêm ngày đáo hạn cho hoá đơn và nhập thông tin thuế.
Sau khi xuất bản hóa đơn, khách hàng của bạn sẽ nhận được một thông báo bằng email với một liên kết tới trang hoá đơn trên trang WordPress của bạn. Nếu khách hàng của bạn không nhận được thông báo bằng email, bạn nên xem hướng dẫn của chúng tôi về cách sửa WordPress không gửi email. Người nhận sẽ thấy hóa đơn, với một liên kết để in ra phiên bản PDF trước khi thực hiện thanh toán. Khách hàng cũng có thể thay đổi thông tin cá nhân của họ trên trang.
Xem hoá đơn và báo cáo
Tất cả hóa đơn bạn tạo có thể được truy cập từ Hóa đơn »Xem tất cả . Bạn có thể sắp xếp và lọc các hoá đơn của mình bằng menu bên tay phải.
Để có được chế độ xem mắt của con chim về thu nhập và hóa đơn của bạn, bạn cần phải truy cập Hoá đơn »Báo cáo . Ở đó bạn sẽ có thể xem đồ thị và biểu đồ cho tất cả các hoá đơn.
Tinh chỉnh hóa đơn, email và thanh toán của bạn
Trang cài đặt cho các hoá đơn sẽ thay đổi sau khi bạn lưu cài đặt ban đầu. Bây giờ nếu bạn ghé thăm Hoá đơn »Cài đặt , bạn sẽ có thể thấy nhiều tùy chọn khác mà bạn có thể cấu hình. Ví dụ: bạn có thể tinh chỉnh mẫu email, tạo nhiều mẫu, thêm mục hàng cho phép bạn nhanh chóng thêm các mục vào một hoá đơn. Bạn thậm chí có thể nhập / xuất dữ liệu hóa đơn của bạn vào tệp XML.
Thuận và chống của WP-Hoá đơn và Freshbooks
Sử dụng WP-Hoá đơn, bạn sẽ có một plugin miễn phí phù hợp với trang web của bạn. Bạn không cần dựa vào dịch vụ của bên thứ ba để quản lý khách hàng và thanh toán của bạn. Bạn có thể thiết lập sao lưu WordPress tự động trên một bộ lưu trữ đám mây để đảm bảo rằng dữ liệu của bạn an toàn.
Mặt khác, FreshBooks được sử dụng bởi hàng ngàn chuyên gia. Dữ liệu của bạn được lưu trữ trên đám mây và bạn không cần phải lo lắng về việc sao lưu hoặc bảo mật. Quan trọng hơn nó không chỉ là một phần mềm lập hóa đơn, nó là một giải pháp kế toán đầy đủ cho các kế toán không. Bạn có thể theo dõi chi phí, kết nối tài khoản ngân hàng, nhận thanh toán trực tuyến, vv Ngoài ra, mỗi ngày FreshBooks đang kết nối với nhiều dịch vụ hơn và trở nên mạnh hơn và dễ sử dụng hơn.
Đó là tất cả, chúng tôi hy vọng bài viết này đã giúp bạn tạo hoá đơn cho khách hàng sử dụng WordPress. Bạn cũng có thể muốn kiểm tra hướng dẫn của chúng tôi về cách thêm lời chứng thực của khách hàng luân phiên trong WordPress.